Dane kandydatów lepiej chronione - zmiany w przepisach

RODO
Już 25 maja wejdą w życie nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Zmiany te dotyczą także kandydatów aplikujących do pracy. Warto dowiedzieć się o czym należy pamiętać podczas rekrutacji ponieważ ich prawa znacznie się powiększą.

Nowe, unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) wejdzie w życie już za 2 tygodnie. Zmieni on przepisy, które obowiązywały przez ostatnie 20 lat. Wszelkie firmy i organizacje, które w jakiś sposób gromadzą lub przetwarzają dane osobowe będą podlegały zmianom.

Jakie prawa?

Przede wszystkim każda osoba będzie mogła zażądać zmiany danych osobowych, dostępu do nich, wydania ich kopii czy usunięcia ich -prawo do bycia zapomnianym. Dodatkowo każdy, kogo dane osobowe są wykorzystywane będzie mógł dociec w jakim celu są przetwarzane, kto jest ich administratorem.

Jak to zrobić? 

Ekspertka eRecruiter zauważa, że dużym wsparciem dla rekruterów w sprostaniu nowym obowiązkom będą rozwiązania technologiczne, np. system do zarządzania rekrutacjami, który pomoże w obsłudze żądań kandydatów, a także pomoże udokumentować, jakie klauzule i zgody kandydat widział i zaakceptował.

– Nasze badanie pokazało, że rekrutujący przechowują dane osobowe kandydatów równolegle w kilku miejscach. W 66 proc. przypadków jest to system do zarządzania rekrutacjami, 45 proc. wskazało dedykowaną skrzynkę e-mail. Co zaskakuje, miejscem przechowywania dokumentów są też skrzynki mailowe menadżerów zaangażowanych w rekrutacje, jak również drukowana wersja dokumentów przechowywana w segregatorach. Z punktu widzenia nowych przepisów ważne jest, żeby ograniczyć liczbę miejsc przechowywania danych, ponieważ RODO wymaga od pracodawców zapewnienia ich bezpieczeństwa – mówi Katarzyna Trzaska.

Przed rozpoczęciem stosowania RODO warto rozważyć wybór jednego, bezpiecznego miejsca przechowywania i przetwarzania danych osobowych. Niepokojące jest również to, że – jak wynika z badania  – jeden na dziesięciu pracodawców w ogóle nie monitoruje tego, kto ma do nich dostęp, co naraża firmę na wysokie kary.

– Z punktu widzenia potencjalnego pracownika RODO prawdopodobnie zmieni niewiele. Po 25 maja proces aplikowania na oferty pracy będzie przebiegał dokładnie w taki sam sposób, jak ma to miejsce dziś. Natomiast zmieni się rozpiętość klauzul informacyjnych, które kandydat będzie musiał otrzymywać. Z nich dowie się, kto jest administratorem jego danych osobowych, przez jaki okres będą przetwarzane etc. Ponadto kandydaci będą mieli prawo dostępu do swoich danych, żądania wydania kopii danych powierzonych w procesie rekrutacji czy edycji tych danych – mówi ekspert eRecruiter, koordynator projektu ds. stworzenia Kodeksu Ochrony Danych Osobowych w Rekrutacji.

Źródło: media, newseria