Dane osobowe pracowników

Informacje na temat pracowników znajdują się pod ochroną prawa. Każdy pracodawca musi o tym pamiętać i dopilnować, aby dane osobowe zatrudnionych przez niego osób nie dostały się w niepowołane ręce. Jednak nie wszystkie informacje podlegają ścisłej ochronie. Warto przekonać się jakie.

Definicja hasła dane osobowe została zawarta w ustawie o ochronie danych osobowych. W art. 6 ust. 1 ww. dokumentu czytamy: w rozumieniu ustawy za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Pracodawca, który drogą rekrutacji nabywa dane osobowe swojego personelu staje się niejako administratorem danych, co automatycznie wiąże się z nowymi obowiązkami.

Obowiązki administratora danych

Mimo iż, nie wszystkie informacje podlegają ścisłej ochronie, należy pamiętać, że podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest ich zabezpieczenie przed ewentualnym kontaktem z osobami nieupoważnionymi (chodzi tu głównie o informacje dotyczące sfery prywatnej). Jest to podstawowy obowiązek każdego pracodawcy. Musi on podjąć wszelkie środki, aby dane pracowników były bezpieczne – chodzi tu m.in. o środki techniczne i organizacyjne. Należy pamiętać, że oprócz ochrony przed ew. wyciekiem danych, pracodawca musi chronić informacje przed ich niezamierzoną zmianą, utratą lub uszkodzeniem.

Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt. 4 ww. ustawy administratorzy danych, nie muszą zgłaszać danych:

przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się,

do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Jest to niewątpliwie duża wygoda, jednak należy pamiętać, że nie zwalnia to całkowicie z obowiązku ich ochrony. Oznacza to, że pracodawca powinien prowadzić dokładną dokumentację, która będzie dowodem na to, że ewentualne przetwarzanie danych odbywało się zgodnie z prawem. Oprócz tego administrator danych musi posiadać ewidencję osób upoważnionych do ich przetwarzania.

Co może zostać udostępnione?

Jednak nie jest tak, że wszystkie dane naszego pracownika są tajemnicą. Niektóre z nich są ściśle związane z jego życiem zawodowym co automatycznie pozwala nam na ich udostępnienie. Chodzi tu m.in. o umieszczenie imienia i nazwiska oraz służbowego adresu e-mail na stronie internetowej przedsiębiorstwa. Co ważne nie jest wymagana zgoda na ich udostępnianie.

Należy również pamiętać, że każdy pracownik ma prawo w każdej chwili sprawdzić i zweryfikować swoje dane osobowe w firmie. Pracodawca natomiast ma obowiązek mu to umożliwić. Jest to niezmiernie ważne ponieważ w ten sposób można weryfikować, czy nasza baza jest aktualna. Tym samym możemy wykluczyć jakieś działania niezgodne z prawem.

Źródło: Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, www.giodo.gov.pl