Duplikat faktury

Nawet w najbardziej uporządkowanej księgowości może zdarzyć się sytuacja, w której faktura ulegnie zniszczeniu lub zginie. Aby uniknąć niepotrzebnych nieprzyjemności przedsiębiorca musi postarać się o duplikat zaginionego, bądź zniszczonego rachunku.

Zgodnie z art. 20 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie faktur, w sytuacji gdy:

faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia ponownie fakturę.

Należy pamiętać, że duplikat ma być odwzorowaniem wcześniejszej faktury. Wszelkie informacje muszą być dokładnie takie, jakie były na rachunku pierwotnym. Tym co będzie odróżniać duplikat od oryginału jest po pierwsze data – duplikat musi posiadać datę jego wystawienia, oraz datę wcześniejszą. Oprócz tego nowy rachunek musi posiadać frazę Duplikat, który będzie informował o tym, że faktura została ponownie wystawiona.

Kiedy można wystawić duplikat?

W momencie, gdy faktura trafiła do nabywcy i tam uległa zniszczeniu, lub zaginęła ma on prawo napisać formalny wniosek, w którym prosi o wystawienie duplikatu. Jest to niezmiernie ważne, ponieważ nawet jeżeli posiada on skan wcześniejszej faktury, nie może samodzielnie wystawić duplikatu. Jeżeli po raz kolejny zaginie duplikat nabywca ma prawo do ponownego wniosku o wystawienie nowego rachunku (duplikatu).

Inaczej wygląda sytuacja w momencie gdy rachunek zaginie (lub ulegnie zniszczeniu) u wystawcy. Nie ma on prawa na wystawienie duplikatu, bez żądania nabywcy.

Rozliczenie z duplikatu

W momencie, gdy duplikat będąc w posiadaniu nabywcy uległ zniszczeniu lub się zagubił, ale co ważne został zaksięgowany – w ogóle nie wpłynie na bieżący podatek VAT, a przedsiębiorca w ogóle nie będzie musiał rozliczać się z duplikatem.

Jeżeli natomiast faktura oryginalna nie trafiła do nabywcy, czyli tym samym nie została ona zaksięgowana – rozliczenie podatku VAT będzie możliwe dopiero w momencie otrzymania duplikatu wraz z datą jego otrzymania.

Źródło: Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. w sprawie faktur