Działalność gospodarcza w domu – wydatki zaliczane w koszty firmy

Dla wielu początkujących przedsiębiorców ulokowanie swojej firmy we własnym mieszkaniu to często działanie, które ma na celu zmniejszenie kosztów związanych z wynajmowaniem osobnego lokalu. Oprócz tego właściciel firmy znajdującej się w mieszkaniu, może wliczyć sobie domowe wydatki do kosztów uzyskania przychodów.

Aby dokładnie wiedzieć jakie wydatki możemy wliczyć w koszty a jakie nie, należy zapoznać się z dwoma artykułami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W art. 22 ust. 1 czytamy: Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Ustęp 1 jest bardzo rozbudowany i dokładnie opisuje co przedsiębiorca może wliczyć w koszty uzyskania przychodów. Pełną listę wydatków, które można zakwalifikować do kosztów podatkowych, można odnaleźć w art. 22 ustawy o PIT. Również wymieniony art. 23 spełnia swoje zadanie i precyzyjnie określa czego właściciel firmy nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Tę listę również można odnaleźć w ustawię o PIT w art. 23.

Co zatem można zaliczyć w koszty i co jest podstawą rozliczenia? 

Podstawą rozliczenia są rachunki i faktury na poszczególne usługi, które należy gromadzić i przechowywać. Oprócz tego przedsiębiorca powinien sporządzić dowód wewnętrzny czyli dokument, w którym będzie zaznaczona data i podpis osób, które poniosły wydatki, określając przy tym nazwę towaru i ilość, cenę oraz wartość, a w przypadku usługi – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość wydatku.

Podstawowym wydatkiem dla przedsiębiorcy, bez wątpienia jest czynsz. To jaką kwotę odliczymy z miesięcznych odpłat jest zależne od tego jaki jest stosunek powierzchni zajętej przez firmę do całkowitej powierzchni mieszkania. Aby dokładnie ocenić jaki wpływ na nasz domowy budżet ma nasza firma, należy dokładnie śledzić zaistniałe zmiany w rachunkach po jej założeniu. Analiza faktur sprzed rozpoczęcia działalności, z tymi, które będą w następnych miesiącach pozwolą nam ustalić zaistniałe zmiany. Oprócz takiego rozwiązania możemy obliczyć proporcję powierzchni zajmowanej przez firmę do powierzchni całego mieszkania. Co nierzadko sprawia pewne problemy w dokładnym obliczeniu ‘udziału’ firmowej części mieszkania w stosunku do całego lokalu.

W przypadku mediów (energii elektrycznej, wody, ścieków, gazu etc.), należy zastosować inny rodzaj kontroli, a mianowicie – założenie odrębnych liczników w pomieszczeniach firmowych, co spowoduje rozliczanie wydatków według ich wskazań.

Kolejnym wydatkiem, jaki możemy zaliczyć w koszty jest prowadzenie rozmów telefonicznych. Jednak należy pamiętać, że jeżeli umowa nie jest podpisana na firmę, zaliczenie do kosztów podatkowych całego rachunku ,byłoby dużym nadużyciem. Przedsiębiorca powinien ustalić wartość prowadzonych rozmów, które wliczone zostaną w działalność gospodarczą przy pomocy billingów. Natomiast jeśli chodzi o Internet, możemy go odliczyć tylko wtedy, kiedy mamy oddzielną linię firmową.

W koszty podatkowe można zaliczyć wydatki na remont lokalu, ale tylko wtedy  kiedy dotyczy on przystosowania go do celów działalności gospodarczej. To samo dotyczy nabywania mebli. Chodzi o przedmioty, które zostaną wykorzystane na potrzeby firmowe np. krzesła, biurka, komputery, drukarki etc. Oprócz mebli nowych, do środków trwałych firmy można wprowadzić przedmioty, które już posiadamy. Będzie to możliwe, jeżeli są one kompletne oraz zdatne do użytku. Wartość takiego przedmiotu należy ustalić przy pomocy dokumentów w których jest zaznaczona jego cena, jeżeli nie uda nam się takich dokumentów znaleźć, należy ustalić wartość rynkową produktu.

Bardzo podobnie wygląda sytuacja wliczenia w koszty podatkowe sprzętów elektronicznych. Chodzi tu m.in. o telewizory czy odkurzacze. Wliczenie tych przedmiotów w koszty podatkowe jest możliwe, jeżeli przedsiębiorca jest w stanie udowodnić, że są one wykorzystywane w celach firmowych.