Płatność gotówką – potrzebny dowód?

Prowadząc własną działalność gospodarczą musimy pamiętać o zachowywaniu wszelkich dowodów dokonanych transakcji. Jest to istotne w momencie rozliczania, jak i przy prowadzeniu Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Większość opłat dokonuje się w formie elektronicznej i tu nie ma problemu w ich dokumentacji, trudności zaczynają się w momencie płatności gotówką.

Trudno jest sobie wyobrazić prowadzenie biznesu bez elektronicznego konta bankowego. Przez wzgląd na łatwość dokonywanej transakcji i jej szybkość w zasadzie każdy przedsiębiorca posiada ­e-rachunek. Pozwala to również na proste tworzenie dokumentacji, która w firmie jest bardzo istotna – wystarczy wydruk dokonanego przelewu.

Inaczej sprawa wygląda w przypadku płatności gotówką – samo jej dokonanie nie jest dowodem namacalnym, który można dołączyć do dokumentacji, dlatego warto zastanowić się co należy zrobić, aby wszystko odbywało się zgodnie z prawem.

Płatność gotówką – gromadzenie dowodów

Istotną kwestią jest pokwitowanie, które musimy uzyskać w momencie dokonania płatności gotówką. Bardzo ważny jest paragon oraz faktura. Co do tej drugiej bardzo ważne jest sformułowanie zapłacono gotówką, które teraz coraz częściej jest przybijane na fakturze w formie pieczątki.

Tworząc pokwitowanie musimy pamiętać o tych podstawowych elementach, które znajdują się na zwykłej fakturze. Chodzi oczywiście o:

- nasze imię i nazwisko,
- kwotę,
- tytuł zobowiązania,
- własnoręczne podpisy (zarówno nasz, jak i drugiej strony),
- datę wystawienia.

Problem może rozwiązać również gotowy druk – najczęściej wykorzystywany do tego typu transakcji jest KP – kasa przyjęła. Posiada on w zasadzie dokładne takie same informacje, jakie zostały wymienione wyżej:

- dane firmy przyjmującej zapłatę,
- dane wpłacającego,
- tytuł zobowiązania,
- kwotę,
- własnoręczny podpis.

Bardzo ważne jest żeby KP był sporządzony w dwóch egzemplarzach, które później przetrzymywane są u obydwu stron transakcji właśnie jako dowody.