Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów – podstawowe informacje

Zasady prowadzenia księgi są regulowane przez Ministra Finansów. W art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zostało wymienione, jakie podmioty powinny prowadzić księgę, są to: osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, które wykonują działalność gospodarczą.

Ogólniej mówiąc osoby, które są opodatkowane na zasadach ogólnych, czyli wg skali lub liniowo, muszą prowadzić KPiR. Ponadto obowiązek prowadzenia księgi dotyczy osób, które wykonują działalność na podstawie umów agencyjnych lub na umowy zlecenie, osób, które prowadzą działy specjalnej produkcji rolnej, jeżeli same zgłosiły chęć prowadzenia KPiR oraz duchownych, którzy zrzekli się płacenia zryczałtowanego podatku dochodowego.

Obowiązek prowadzenia uproszczonej formy KPiR mają rolnicy, których przychód z działalności gospodarczej nie przekracza 10 000 zł, jeżeli przychód przekroczy tę kwotę, wówczas rolnik ma obowiązek prowadzić KPiR taką jak inni przedsiębiorcy. Natomiast osoby, które płacą podatek w formach zryczałtowanych, czyli w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowe, nie mają obowiązku jej prowadzenia. Nie mają obowiązku prowadzenia KPiR również osoby, które wykonują usługi przewozu osób i towarów taborem konnym, wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim oraz sprzedają środki trwałe po likwidacji działalności. Ważne, żeby pamiętać o tym, że spółki cywilne i spółki jawne osób prawnych nie mogą prowadzić KPiR, ponieważ są one zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Resort Finansów zamierza wprowadzić zmiany dotyczące m.in. KPiR i tak jeśli przychody ww. spółek (osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie) za poprzedni rok przekroczyły w walucie polskiej równowartość kwoty określonej w euro to będą zmuszone rozpocząć prowadzenie ksiąg rachunkowych. W 2013 r. kwota zobowiązująca do prowadzenia ksiąg rachunkowych to 1.200.000 euro czyli 4.936.560 zł.

KPiR należy założyć w dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej lub z dniem 1 stycznia danego roku podatkowego. Należy również powiadomić w formie pisemnej Urząd Skarbowy w terminie do 20 dni od daty założenia spółki. Zawiadomienie należy złożyć wraz ze wszystkimi dokumentami. Jeśli jesteśmy osobą fizyczną rozpoczynającą działalność gospodarczą składamy:

- NIP-1;
- VAT-R (w przypadku gdy jesteśmy podatnikiem VAT);
- Wpis do ewidencji działalności gospodarczej;
- Umowa o otwarcie rachunku bankowego;
- Umowa o prowadzenie księgi.

Należy pamiętać, że wszelkie zmiany związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, począwszy od zmiany lokalizacji biura skończywszy na zmianie formy opodatkowania należy zgłaszać do urzędu skarbowego, przy pomocy odpowiednich druków, np. ww. NIP-1.

Księgę można prowadzić na dwa sposoby – w formie tradycyjnej (papierowej) oraz przy pomocy programów elektronicznych. Dużo wygodniejsze jest prowadzenie KPiR dzięki programom komputerowym, jednak nadal podatnik musi zachować pewne normy, by prowadzenie księgi było prawidłowe. Należy posiadać pisemną instrukcję obsługi programu komputerowego, w momencie potrzeby skontrolowania elektronicznej księgi należy umożliwić bezzwłocznie wgląd do treści oraz umożliwić wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym (tak jak ma to miejsce w przypadku księgi tradycyjnej). Oprócz tego podatnik ma obowiązek przechowywać zapisane dane na magnetycznych nośnikach, co ma uniemożliwić zatarcie lub zniekształcenie danych. Nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca przedsiębiorca ma obowiązek wydrukować zapis danych za miesiąc poprzedni. Wydruk powinien być zgodny z wzorem księgi określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia MF. Jeżeli program, z którego korzystamy uniemożliwia wydrukowanie księgi, podatnik ma obowiązek prowadzić KPiR w formie tradycyjnej. Oprócz tego prowadzenie naszej księgi możemy powierzyć profesjonalnemu biuru rachunkowemu, które posiada specjalne uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, zgodnie z przepisami Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2002 r.

W księdze należy zapisywać wszelkie przychody i rozchody firmy, to znaczy, że podatnik ma obowiązek zapisywać dokonaną sprzedaż oraz poniesione koszty w momencie uzyskania przychodu, które są związane z prowadzoną działalnością. Zatem głównym zadaniem Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów jest prawidłowe rozliczanie się z Urzędem Skarbowym. Oprócz tego pełni ona również rolę bilansu zysków i strat dla właściciela firmy. Na podstawie informacji w niej zawartych może on ocenić efektywność swojej działalności w określonym okresie jak i na koniec roku.

Należy pamiętać o tym, że podatnik ma obowiązek przechowywania księgi i dowodów, na których podstawie dokonywano zapisów w KPiR, w miejscu wykonywania działalności gospodarczej. Jeżeli nie jest to z jakiś przyczyn możliwe (przekazaliśmy prowadzenie naszej księgi biuru rachunkowemu, lub siedziba naszej firmy jest inna niż miejsce wykonywania pracy), należy zgłosić to do Urzędu Skarbowego. Jeżeli nasza firma jest przedsiębiorstwem wielozakładowym mamy obowiązek przechowywać księgę w każdym zakładzie. Chyba, że w poszczególnych zakładach jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub kupna i sprzedaży wtedy nie KPiR może znajdować się tylko w głównej siedzibie firmy. Jeżeli podatnik wykonuje pracę w zakresie handlu obwoźnego lub obnośnego powinien przechowywać księgę w miejscu wykonywania działalności.

Księgę należy prowadzić rzetelnie i w sposób niewadliwy, czyli zgodnie z przepisami rozporządzenia MF. Wady w księdze to przede wszystkim: brak dat, niechronologiczne zapisy czy brak wszystkich danych kontrahenta. Należy pamiętać o tym, że nie wolno poprawiać błędów w księdze przy pomocy gumki, przez wielokrotne przekreślanie, zamazywanie korektorem czy taśmą korygującą. Wolno natomiast skreślić błąd, ale w taki sposób żeby zachować jego czytelność.