Samodzielna księgowość w małym przedsiębiorstwie

www.sxc.huPo zarejestrowaniu działalności gospodarczej przedsiębiorca musi zdecydować, w jaki sposób będzie prowadził księgowość. W poszukiwaniu oszczędności warto zastanowić się nad możliwością samodzielnego jej prowadzenia.

Bardzo często dochód w małym przedsiębiorstwie w skali roku nie przekracza 1,2 mln euro, co oznacza, że przedsiębiorca może prowadzić swoją księgowość na zasadach uproszczonych. To sprawia, że jej prowadzenie może okazać się mało absorbujące i stosunkowo łatwe. Jednak przed podjęciem decyzji o osobistym prowadzeniu księgowości warto dowiedzieć się, co będzie wchodziło w zakres naszych obowiązków.

Jak rozpocząć samodzielną księgowość?

W momencie gdy zdecydowaliśmy o tym, że chcemy samodzielnie zająć się dokumentacją firmową musimy dopełnić wszelkich formalności, które pozwolą nam działać zgodnie z prawem. Jeżeli dopiero zakładamy firmę musimy podczas rejestrowania naszej działalności ustalić treść wpisu do CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Interesującym nas dokumentem jest formularz CEIDG-1. Oprócz informacji podstawowych jak dane wnioskodawcy, adres miejsca zamieszkania wnioskodawcy czy nazwa firmy, której dotyczy wniosek znajdziemy również pytania dotyczące księgowości prowadzonej w naszej firmie. I tak w pkt. 20 należy podać rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej, a w pkt. 21 dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy – w tym miejscu należy wpisać dane swojej firmy lub zostawić puste miejsce. Ostatnią istotną kwestią dotyczącą księgowości jest pkt. 22, w którym należy podać adres, w którym będzie przechowywana dokumentacja rachunkowa naszej firmy.

W sytuacji, gdy prowadzimy już działalność gospodarczą, ale chcemy zmienić sposób prowadzenia księgowości musimy dokonać aktualizacji CEIDG. W praktyce oznacza to, że w terminie do 7 dni od wprowadzonych zmian w firmie musimy wprowadzić poprawne dane w formularzu CEIDG-1.

Jakie dokumenty muszą znaleźć się w firmie?

Obowiązkowe dokumenty, które muszą znaleźć się w księgowości naszej firmy są zależne od tego jaki rodzaj działalności prowadzimy. Jednak są pewne podstawowe dokumenty, które muszą znaleźć się w małych i średnich przedsiębiorstwach. Chodzi m.in. o:

1. Podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) – jest podstawowym dokumentem księgowym. Służy do ewidencjonowania wszystkich przychodów i rozchodów firmy. Przy jej pomocy możemy ustalić wysokość dochodu otrzymanego z prowadzonej działalności, która pomoże nam wyliczyć podatek dochodowy.

2. Rejestr zakupów i sprzedaży VAT – jest obowiązkowy w momencie, gdy jesteśmy czynnymi podatnikami VAT.

3. Ewidencje: środków trwałych, wyposażenia, wartości niematerialnych i prawnych.

4. Ewidencję przebiegu pojazdu – w momencie, gdy w firmie wykorzystujemy prywatny samochód.

Ponadto w swojej księgowości należy przechowywać faktury, rachunki czy paragony, które należy zachować w takiej formie w jakiej je otrzymaliśmy (zeskanowanie takich dokumentów nie będzie możliwe, gdyż wersja cyfrowa w tym przypadku nie spełni ustawowych wymagań).

Comiesięczne obowiązki w księgowości

Oprócz prowadzenia podstawowych dokumentów przedsiębiorca powinien pamiętać o podstawowych obowiązkach, które będzie musiał wykonywać. W kalendarzu należy zaznaczyć:

- opłacanie składek ZUS – do 10 dnia kolejnego miesiąca, jeżeli nie zatrudniamy pracowników,
- odprowadzanie zaliczki na podatek dochodowy – do 20 dnia kolejnego miesiąca,
- odprowadzanie podatku VAT i składanie deklaracji VAT-7 – do 25 dnia kolejnego miesiąca,
- składanie deklaracji VAT-7K – do 25 dnia pierwszego miesiąca w kolejnym kwartale jeżeli rozliczamy się w systemie kwartalnym,
- obowiązek drukowania Księgi Przychodów i Rozchodów – do 20 dnia każdego miesiąca.

Czas przechowywania dokumentów

Warto pamiętać, że przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumenty przez okres co najmniej 5 lat od zakończenia danego roku podatkowego. Istnieją jednak takie dokumenty, których nie musimy posiadać. Chodzi tu m.in. o kopie składanych deklaracji do urzędów. Przepisy nie zaznaczają obowiązku ich przechowywania, jednak jeżeli mimo wszystko chcemy posiadać te dokumenty, możemy zdecydować się na ich wersję elektroniczną, co pozwoli nam zaoszczędzić miejsce.

Na rynku jest wiele programów, które w swoim założeniu mają pomóc przedsiębiorcy w prowadzeniu księgowości. Do wyboru mamy szereg aplikacji dostępnych przez Internet oraz programów, które możemy zainstalować na swoim komputerze. Oprócz podstawowych działań jak wystawianie faktur czy prowadzenie KPiR, programy umożliwiają obliczanie składek ZUS, czy generowanie deklaracji podatkowej.