Spis z natury

Prowadząc księgę przychodów i rozchodów należy pamiętać o tym, że pod koniec każdego roku jesteśmy zobowiązani do sporządzenia spisu z natury, który potocznie określany jest mianem remanentu. Śmiało można stwierdzić, że nie jest to trudna sztuka, jednak bagatelizowanie sprawy może nieść za sobą poważne konsekwencje. Warto zatem przybliżyć sobie wytyczne, które ułatwią nam przeprowadzenie tego procesu.

Zanim zabierzemy się do sporządzania spisu z natury musimy zapoznać się z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a dokładnie z § 27 i § 28, w których zostały podane wszystkie informacje dotyczące przeprowadzania remanentu.

Kiedy należy dokonać spisu z natury?

Prowadząc KPiR jesteśmy zobowiązani sporządzić spis z natury pod koniec każdego roku podatkowego. Istnieje jednak jeszcze kilka innych przypadków, kiedy taki spis musimy przeprowadzić:

- na dzień 1 stycznia,
- na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
- w razie zmiany wspólnika,
- w razie zmiany proporcji udziałów,
- w razie likwidacji działalności.

Zgodnie z rozporządzeniem, spis z natury należy sporządzić również w momencie, gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają go za okresy miesięczne oraz gdy na podstawie odrębnych przepisów jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego.

Należy pamiętać, że istnieje możliwość przeprowadzenia spisu z natury w innym terminie niż te wyżej wymienione. Jednak, aby tego dokonać podatnik w ciągu 7 dni, w formie pisemnej musi powiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Warto zaznaczyć, że jest to jedyny moment, kiedy należ zgłosić w urzędzie przeprowadzanie remanentu.

W tym miejscu należy również pamiętać o tym, że spis z natury jest ważnym dokumentem, dlatego powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały. Bardzo ważny również jest fakt, że musi on zawierać podpisy wszystkich osób, które uczestniczyły w jego tworzeniu.  

Co powinien zawierać spis z natury?

W każdym spisie z natury muszą znaleźć się podstawowe element, które zostały wymienione w § 28 ust. 2:

- imię i nazwisko właściciela zakładu lub nazwa firmy,
- data sporządzenia spisu,
- numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
- szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w § 27,
- jednostki miary,
- ilość stwierdzona w czasie spisu,
- cena w złotych i groszach za jednostkę miary,
- wartość wynikająca z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
- łączną wartość spisu z natury,
- wartość pomniejszenia, o którym mowa w § 29, ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie, oraz klauzule Spis zakończono na pozycji…,
- podpis właściciela zakładu (wspólników).

Jak przeprowadzić spis z natury?

Należy pamiętać, że podczas dokonywania spisu z natury musimy zaprzestać ruchu składników majątku, które są objęte spisem. Oznacza to, że nie możemy w tym czasie dokonywać ani ich zakupu, ani sprzedaży. Jeżeli tak drastyczne rozwiązanie sytuacji jest niemożliwe, należy wtedy maksymalnie ograniczyć naszą działalność.

Musimy również zadbać o komfort naszej pracy, oznacza to, że musimy dołożyć wszelkich starać, aby praca odbywała się w zamkniętym, odizolowanym miejscu. Musimy dysponować dobrze poukładaną dokumentacją – jest to niezmiernie ważne ponieważ najmniejszy błąd może stać się dużym obciążeniem w przyszłości. Oznacza to, że spisu nie powinna dokonywać jedna osoba, zorganizowana praca w grupie pozwoli wykluczyć nam wszelkie ewentualne pomyłki.

Co podlega rozliczeniu?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów, w spisie z natury muszą się znaleźć:

- towary handlowe,
- materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
- półwyroby,
- produkcja w toku,
- wyrobów gotowe,
- braki i odpady, i inne.

Oprócz tego spis powinien zawierać również towary stanowiące własność podatnika, nawet te, które nie znajdują się w jego przedsiębiorstwie. Również jesteśmy zobowiązani rozliczyć wszelkie towary, które znajdują się w naszym zakładzie, jednak do nas nie należą, nie musimy ich natomiast wyceniać wystarczy, że podamy ich ilość i dane do kogo należą.

Warto pamiętać o tym, że w przypadku gdy zdecydujemy się zlikwidować naszą działalność gospodarczą musimy do naszego spisu z natury dołożyć informacje o wyposażeniu.

Wycena towarów

Należy pamiętać o tym, że sam spis to nie wszystko, do 14 dnia od zakończenia remanentu mamy obowiązek sporządzić wycenę towarów. Sposób w jaki mamy tego dokonać został zaznaczony w § 29 Rozporządzenia:

- materiały i towary handlowe – zgodnie z cenami zakupu lub nabycia lub zgodnie z cenami rynkowymi z dnia sporządzenia spisu (jeżeli są one niższe niż ceny zakupu lub nabycia),
- półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i brak własnej produkcji – zgodnie z kosztami ich wytworzenia,
- odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową – zgodnie z wartością z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania,
- niesprzedane wartości dewizowe – zgodnie z cenami zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy,
- rzeczy zastawione – zgodnie z ich wartością rynkową.

Przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się zgodnie z kosztami ich tworzenia, przy czym nie mogą one być niższe od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych podczas produkcji zakończonej. W przypadku, gdy zajmujemy się produkcją zwierząt wówczas wycenia się je zgodnie z cenami rynkowymi z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Informacje końcowe

Warto zapamiętać, że tworzenie spisu z natury jest niezbędne w momencie ustalenia dochodu. Zgodnie z art. 14 ustawy o PIT dochodem z działalności jest różnica pomiędzy przychodem a kosztami jego uzyskania.

Dochód ten powiększa się o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego w momencie gdy wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego. W przypadku, gdy wartość remanentu początkowego jest wyższa od końcowego, dochód zostanie pomniejszony o tę różnicę.

Źródło: Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.