Faktury elektroniczne w świetle nowych przepisów

Wraz z 1 stycznia 2014 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług. Nowe przepisy zawierają definicję faktur elektronicznych, co niewątpliwie rozwieje szereg wątpliwości.

Coraz częściej przedsiębiorcy odchodzą od standardowego wystawiania faktur na rzecz ich elektronicznych odpowiedników. Bez wątpienia e-faktury są pożądane głównie z powodów ekonomicznych, gdyż ich wystawienie nie zajmuje zbyt wiele czasu, a dostarczenie ich do klienta lub kontrahenta jest najczęściej niczym innym niż wysłaniem do niego wiadomości e-mail. Ponadto w ten sposób przedsiębiorca można zaoszczędzić, gdyż nie będzie on wydawał pieniędzy na papier oraz będzie mógł zaoszczędzić miejsce na archiwum.Od 2014 r. również przepisy w klarowny sposób określają czym jest elektroniczna faktura, oraz jednoznacznie zaznaczają, że pełni ona dokładnie takie same funkcję jak jej papierowa odpowiedniczka. W znowelizowanej ustawie o podatku od towarów i usług w art. 2 pkt. 31 czytamy, że przez słowo faktura rozumie się jako:

Dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydawanymi na jej podstawie.

Warto zastanowić się jakie elementy powinna zawierać dobrze sporządzona faktura, bez względu na to czy jest ona wystawiana w formie tradycyjnej, czy elektronicznej. W art. 106e pkt. 1 ww. ustawy zostały podane wszystkie wytyczne jakie powinna zawierać każda faktura. Bez wątpienia najważniejsza jest data wystawienia faktury oraz  numer nadawany w ramach jednej lub więcej serii, który pozwoli jednoznacznie zidentyfikować fakturę. Na każdym rachunku muszą  znaleźć się dane podatnika oraz nabywcy towaru bądź usługi. Chodzi tu o imiona i nazwiska lub nazwy oraz ich adresy, ponadto na fakturze powinien znaleźć się numer identyfikacji podatkowej podatnika oraz nabywcy towaru. Również data dokonania lub zakończenia dostawy towaru lub wykonania usługi musi zostać wpisana, jeżeli jest inna od daty wystawienia faktury. Oprócz tego przedsiębiorca powinien podać wszelkie informacje odnoszące się do samego towaru lub usługi. I tak należy zaznaczyć nazwę towaru lub usługi, miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku, informację na temat kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen (wszelkie rabaty, promocje etc.) oraz wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku.

Kolejny pkt. 32 ustawy o VAT podaje dokładną definicję e-faktury. Wg nowych rozporządzeń:

Fakturę elektroniczną rozumie się jako fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Oznacza to, że elektroniczny rachunek może zostać wysłany drogą mailową jako załącznik w pliku PDF. Należy pamiętać o tym, że jeżeli papierowa faktura zostanie zeskanowana i wysłana drogą elektroniczną jest również traktowana jako e-faktura (ale jedynie wtedy, kiedy jej papierowa wersja została zniszczona). Również faktury wysyłane przy pomocy faksu lub za pośrednictwem specjalnych portali internetowych są traktowane jako rachunki elektroniczne.

Źródło: Znowelizowana ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług