Zasady prowadzenia księgi są regulowane przez Ministra Finansów. W art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zostało wymienione, jakie podmioty powinny prowadzić księgę, są to: osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, które wykonują działalność gospodarczą.
Ogólniej mówiąc osoby, które są opodatkowane na zasadach ogólnych, czyli wg skali lub liniowo, muszą prowadzić KPiR.