A co jeśli zmienię lokal?

Prowadząc własną działalność gospodarczą jesteśmy przekonani, że osiągniemy sukces. W momencie, gdy zaczyna nam się już bardzo dobrze powodzić najczęściej musimy myśleć o większym lokalu. Zmiana biura to bez wątpienia kolejny etap w życiu firmy, jednak musimy pamiętać o tym, że nowy adres to nowe obowiązki. Warto zapoznać się z tym, co jako właściciele musimy dopilnować.

Każdy kto postanowił spróbować swoich sił jako przedsiębiorca musi zarejestrować swoją działalność w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wypełniając wniosek właściciel nowopowstałej firmy musi podać kilka istotnych informacji m.in. adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Jest to bardzo ważne ponieważ w świetle obowiązującego prawa to od tego miejsca ustala się właściwy adres urzędu skarbowego, do którego powinniśmy wpłacać zaliczki za podatek dochodowy.Co istotne, w przypadku, gdy nie podamy adresu naszej działalności gospodarczej, za miejsce jej wykonywania będzie uważane nasze miejsce zamieszkania.

Istnieje wiele przypadków, które w konsekwencji prowadzą do zmiany siedziby firmy – powiększająca się kadra, odnalezienie korzystniejszej ofert najmu, lepsza lokalizacja etc. Warto pamiętać, że adres naszej siedziby możemy zmienić przez cały czas prowadzenia działalności.

Obowiązki w trakcie zmiany

W momencie gdy zdecydujemy się na zmianę lokalu musimy pamiętać o kilku istotnych kwestiach. Po pierwsze musimy dokonać aktualizacji wpisu do CEIDG. Konkretnie chodzi o formularz CEIDG-1, z którym już wcześniej mieliśmy do czynienia w momencie rejestrowania naszej działalności. Należy pamiętać o tym, że zmiana adresu może w konsekwencji również doprowadzić do zmiany urzędu skarbowego, któremu nasza firma podlega. W takim przypadku oprócz ww. formularza musimy zaktualizować również formularz VAT-R, co pozwoli nam rozliczać podatek VAT w nowym urzędzie.

Podobnie jak miało to miejsce w momencie pierwszej rejestracji, tak i teraz wniosek możemy zaktualizować na klika sposobów. Po pierwsze możemy to zrobić w formie tradycyjnej – osobiście w urzędzie gminy lub miasta, możemy również wszelkie zmiany dokonać w formie elektronicznej, co ostatnimi czasy jest częściej wybierane – za pomocą profilu ePUAP lub mailowo, ten drugi sposób wymaga potwierdzenia w formie podpisu elektronicznego. Oprócz tych dwóch sposobów istnieją jeszcze dwa – wysłanie zaktualizowanego formularza pocztą tradycyjną, tu jednak obowiązuje potwierdzenie notarialne, co wiąże się z dodatkowymi kosztami oraz przekazanie zaktualizowanego formularze za pośrednictwem pełnomocnika.

Zgodnie z obowiązującym prawem na zaktualizowanie wpisu do CEIDG mamy 7 dni, które będą naliczane od momentu zmiany danych.

W przypadku, gdy nasza firma rejestruje sprzedaż towarów lub usług za pomocą kasy fiskalnej, musimy pamiętać o zmianach dotyczących właśnie jej. Po pierwsze musimy dokonać zmiany adresu punktu sprzedaży w kasie fiskalnej oraz zmiany w książce serwisowej, jednak przede wszystkim musimy zgłosić do urzędu skarbowego fakt, że nastąpiła zmiana miejsca instalacji kasy fiskalnej.

Warto zaznaczyć, że od 1 kwietnia 2013 roku na zgłoszenie do skarbówki przedsiębiorca ma 7 dni od daty wystąpienia zmiany lokalu.

Kosmetyczne poprawki

Zaktualizowanie danych w CEIDG oraz zgłoszenie zmian w urzędzie skarbowym to jeszcze nie wszystko. Musimy pamiętać o tym, że kolejnym krokiem jaki musimy dokonać będzie poinformowanie naszych klientów o zaistniałych zmianach. Chodzi tu przede wszystkim o wprowadzenie poprawek na fakturach, wizytówkach , czy umowach. W sytuacji, gdy umowa została zawarta przed zmianą lokalu o poinformowaniu o tym kontrahenta decyduje zapis w ww. umowie. Nie jest to regułą, jednak czasem istnieje obowiązek przekazania takiej informacji np. drogą mailową.

W przypadku, gdy z przyzwyczajenia wystawimy fakturę ze starym adresem, musimy pamiętać o wystawieniu nowej faktury z poprawionymi danymi lub o stworzeniu korekty załączonej do paragonu.